1. Introduction

Ready Invoices for Information Technology Establishment (CR: 2051240275) ("Company", "we", "us", or "our") is committed to protecting your privacy. This Privacy Policy describes how we collect, use, store, and protect your personal data when you use the Spotbooks platform ("Service").

This policy is in compliance with the Saudi Personal Data Protection Law (PDPL) and applicable regulations issued by the Saudi Data and Artificial Intelligence Authority (SDAIA).

1. المقدمة

تلتزم مؤسسة الفاتورة الجاهزة لتقنية المعلومات (سجل تجاري: 2051240275) ("الشركة" أو "نحن") بحماية خصوصيتك. تصف سياسة الخصوصية هذه كيفية جمع بياناتك الشخصية واستخدامها وتخزينها وحمايتها عند استخدام منصة سبوت بوكس ("الخدمة").

تتوافق هذه السياسة مع نظام حماية البيانات الشخصية (PDPL) السعودي واللوائح الصادرة عن الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا).

2. Data We Collect

Account Information

• Full name
• Email address
• Password (stored encrypted, never in plain text)
• Phone number (if provided)

Organization Information

• Organization name and commercial registration number
• VAT registration number
• Business address
• Bank account details (for invoice payment instructions)

Business Data

• Invoices, bills, quotations, and related financial documents
• Customer and vendor contact information
• Product and inventory records
• Accounting entries and financial reports
• File attachments uploaded to the Service

Technical Data

• IP address and browser type
• Device information
• Usage logs and access timestamps
• Cookies and session identifiers

2. البيانات التي نجمعها

معلومات الحساب

• الاسم الكامل
• عنوان البريد الإلكتروني
• كلمة المرور (مُخزّنة بشكل مشفر، وليس كنص عادي)
• رقم الهاتف (إن تم تقديمه)

معلومات الشركة

• اسم الشركة ورقم السجل التجاري
• الرقم الضريبي
• عنوان العمل
• تفاصيل الحساب البنكي (لتعليمات دفع الفواتير)

بيانات الأعمال

• الفواتير وسندات الصرف وعروض الأسعار والمستندات المالية ذات الصلة
• معلومات الاتصال بالعملاء والموردين
• سجلات المنتجات والمخزون
• القيود المحاسبية والتقارير المالية
• المرفقات المرفوعة على الخدمة

البيانات التقنية

• عنوان IP ونوع المتصفح
• معلومات الجهاز
• سجلات الاستخدام وأوقات الوصول
• ملفات تعريف الارتباط ومعرّفات الجلسة

3. How We Use Your Data

We may send you service-related (transactional) messages necessary to provide the Service — such as invoices, payment reminders, and account alerts — through the contact channels you have provided. We will only send marketing or promotional communications where you have opted in or as otherwise permitted by law, and you can opt out at any time.

3. كيف نستخدم بياناتك

قد نرسل إليك رسائل متعلقة بالخدمة (رسائل معاملات) لازمة لتقديم الخدمة — مثل الفواتير وتذكيرات الدفع وتنبيهات الحساب — عبر قنوات التواصل التي زوّدتنا بها. ولن نرسل رسائل تسويقية أو ترويجية إلا بعد موافقتك المسبقة أو وفق ما يسمح به النظام، ويمكنك إلغاء الاشتراك في أي وقت.

4. Data Sharing

We do not sell your personal data. We may share data only in these circumstances:

• ZATCA: Invoice data submitted to ZATCA for e-invoicing compliance, as required by law.
• Service providers: We work with carefully selected third-party service providers to operate, secure, and improve the Service — including providers of cloud hosting and infrastructure, payment processing, product analytics, and customer communications. These providers process personal data only on our documented instructions, under binding data-processing agreements, and solely to the extent necessary to provide their services to us. We do not permit them to use it for their own purposes.
• Product analytics: We use privacy-protective product analytics to understand how the Service is used — such as pages viewed and features used — and to improve it. This usage data is minimized and pseudonymized where practical: it is keyed to a pseudonymous identifier, and we do not send your name, email, or other directly identifying data to our analytics provider. It is not used to track you across other websites or services, and it is not sold.
• Legal requirements: When required by law, court order, or government authority.
• With your consent: When you explicitly authorize sharing with a third party.

4. مشاركة البيانات

لا نبيع بياناتك الشخصية. قد نشارك البيانات فقط في الحالات التالية:

• زاتكا: بيانات الفواتير المقدمة لزاتكا للامتثال للفوترة الإلكترونية، وفقًا لمتطلبات النظام.
• مقدمو الخدمات: نتعامل مع مقدمي خدمات خارجيين مختارين بعناية لتشغيل الخدمة وتأمينها وتحسينها — بما في ذلك مقدمو خدمات الاستضافة السحابية والبنية التحتية، ومعالجة المدفوعات، وتحليلات المنتج، والتواصل مع العملاء. يعالج هؤلاء المقدمون البيانات الشخصية وفق تعليماتنا الموثقة فقط، وبموجب اتفاقيات مُلزمة لمعالجة البيانات، وفي الحدود اللازمة لتقديم خدماتهم لنا حصرًا. ولا نسمح لهم باستخدامها لأغراضهم الخاصة.
• تحليلات المنتج: نستخدم تحليلات منتج تراعي الخصوصية لفهم كيفية استخدام الخدمة — مثل الصفحات المعروضة والميزات المستخدمة — ولتحسينها. تُقلَّل هذه البيانات وتُعرَّف باسم مستعار حيثما أمكن عمليًا: إذ تُربط بمعرّف باسم مستعار، ولا نرسل اسمك أو بريدك الإلكتروني أو أي بيانات تعريف مباشرة إلى مزوّد التحليلات. ولا تُستخدم لتتبعك عبر مواقع أو خدمات أخرى، ولا تُباع.
• المتطلبات القانونية: عند الطلب بموجب القانون أو أمر قضائي أو جهة حكومية.
• بموافقتك: عند تفويضك الصريح للمشاركة مع طرف ثالث.

5. Data Storage and Security

• Your data is stored on secure servers with encryption at rest and in transit.
• We use industry-standard security measures including TLS encryption, access controls, and regular security audits.
• Passwords are hashed using bcrypt and are never stored in plain text.
• Access to personal data is restricted to authorized personnel on a need-to-know basis.
• We maintain audit logs of data access for security monitoring.

5. تخزين البيانات وأمنها

• تُخزّن بياناتك على خوادم آمنة مع تشفير أثناء التخزين والنقل.
• نستخدم إجراءات أمنية معيارية تشمل تشفير TLS وضوابط الوصول والتدقيقات الأمنية الدورية.
• تُشفّر كلمات المرور باستخدام bcrypt ولا تُخزّن أبدًا كنص عادي.
• يُقيّد الوصول إلى البيانات الشخصية للموظفين المخوّلين حسب الحاجة.
• نحتفظ بسجلات تدقيق للوصول إلى البيانات لمراقبة الأمن.